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La Gestione degli acquisti e la fatturazione elettronica, passando per la piattaforma certificazione crediti

GUIDA PER L’ UTILIZZO DELLA  PCC – PIATTAFORMA CERTIFICAZIONE CREDITI

 

 

La Pcc, è preposta a raccogliere le fatture elettroniche pervenuta alla pubblica amministrazione, e registrarne l’iter fino all’avvenuto pagamento.

Per interagire con la PCC esistono tre procedure (tre modelli): 001,  002,  e 003.

Vediamo nel dettaglio:

  • “001 - FORNITORE - INVIO FATTURE”; - utilizzato dal fornitore per immettere le proprie fatture nella pcc
  • “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.  – utilizzato dalla P.A.  per immettere le fatture ricevute dalla propria scuola, nella pcc ed immetterne i DATI DI RICEZIONE. I dati di ricezione della fattura sono le voci che interessano il registro delle fatture e che sono richiesti nella compilazione di tale registro.
  • “003 UTENTE PA – OPERAZIONI SU FATTURE PRECARICATE”  - utilizzato dalla P.A. nel caso in cui la fattura sia già presente nella PCC. In caso di fattura già presente nella PCC, tale modello: 003, consente di portare a termine l’iter della fattura, inserendo i datirelatvi alla ricezione e altri dati come: Rifiuto della f.e., pagamento della f.e. , contabilizzazione della f.e., etc

 

IMPORTANTE: vi è differenza tra immissione dei dati di ricezione delle fatture ed immissione  delle fatture. I dati di ricezione riguardano elementi che solo la P.A. può inserire: data di ricezione della fattura, rifiuto della fattura, pagamento della fattura etc. E tale tipo di comunicazione dovrà essere fatta obbligatoriamente dalla P.A. (come si vedrà più avanti)

 

L’immissione della fattura invece può essere effettuata anche dal fornitore attraverso il mod. 001 – e consiste nella semplice immissione dei dati della f.e. così come presenti nel file xml della fattura.

Ma bisogna sempre immettere la fattura ricevuta nel sidi  nella P.C.C.?

Assolutamente no. In molti casi le fatturei sono già presenti nella P.C.C.

E cioè:

I dati delle fatture sono già presenti sul sistema PCC in tre casi:

  •  le fatture sono state trasmesse, in formato elettronico, attraverso il sistema di interscambio (SDI), come disciplinato dal D.M. 55/2013, in quanto il SDI trasmette automaticamente al sistema PCC i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture elettroniche;
  •  i dati e gli estremi di invio delle fatture sono stati immessi nel sistema dal creditore, ad es. per mezzo del modello “001 - FORNITORE - INVIO FATTURE”;
  •  i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture sono stati immessi nel sistema dall’amministrazione debitrice, ad es. per mezzo del modello “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

 

Per immettere dati riferiti a fatture non presenti nel sistema occorre utilizzare il modulo “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

I dati di ricezione delle fatture sono già presenti sul sistema PCC in due casi:

  • per le fatture elettroniche trasmesse attraverso il sistema di interscambio (SDI), come disciplinato dal D.M. 55/2013, in quanto il SDI trasmette automaticamente al sistema PCC i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture elettroniche;
  • per le fatture i cui dati e gli estremi di invio e ricezione sono già stati immessi dall’amministrazione debitrice, ad es. per mezzo del modello “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

 

Premessa

Il modello “003 - UTENTE PA - OPERAZIONI SU FATTURE PRECARICATE.xlsx” consente agli Utenti di una Pubblica Amministrazione (Responsabili ed Incaricati) di registrare le operazioni di propria competenza sulle fatture o richieste equivalenti di pagamento (nel seguito del documento fatture), i cui dati siano presenti nel sistema PCC. In particolare, possono essere registrate le seguenti operazioni:

Ricezione.

Consente di rilevare la data in cui la fattura è pervenuta all’amministrazione debitrice ed altre informazioni da riportare nel registro delle fatture, come previsto dall’articolo 42 del D.L. 66/2014.

Questa operazione non deve essere effettuata se i dati di ricezione della fattura sono già presenti nel sistema.

Comunicazione di rifiuto.

Consente di rilevare che la fattura è stata respinta.

Contabilizzazione.

Consente di rilevare che la fattura è stata registrata presso il sistema contabile dell’amministrazione debitrice, indicando la parte diimporto eventualmente liquidata, quella sospesa e quella non liquidabile.

Comunicazione di scadenza.

Consente di comunicare le fatture scadute ai sensi dell’ art.7-bis, comma 4, del D.L.35/2013.

Comunicazione di pagamento.

Consente di registrare i dati di pagamento della fatture, incluse le informazioni relative al beneficiario dell’operazione.

 

N.B.  I dati delle fatture sono già presenti sul sistema PCC in tre casi:

1) le fatture sono state trasmesse, in formato elettronico, attraverso il sistema di interscambio (SDI), come disciplinato dal D.M. 55/2013, in quanto il SDI trasmette automaticamente al sistema PCC i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture elettroniche;

2) i dati e gli estremi di invio delle fatture sono stati immessi nel sistema dal creditore, ad es. per mezzo del modello “001 - FORNITORE - INVIO FATTURE”;

3)  i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture sono stati immessi nel sistema dall’amministrazione debitrice, ad es. per mezzo del modello “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

 

Per immettere dati riferiti a fatture non presenti nel sistema occorre utilizzare il modulo

“002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

I dati di ricezione delle fatture sono già presenti sul sistema PCC in due casi:

 per le fatture elettroniche trasmesse attraverso il sistema di interscambio (SDI), come disciplinato dal D.M. 55/2013, in quanto il SDI trasmette automaticamente al sistema PCC i dati e gli estremi di invio e ricezione delle fatture elettroniche;

 per le fatture i cui dati e gli estremi di invio e ricezione sono già stati immessi dall’amministrazione debitrice, ad es. per mezzo del modello “002 - UTENTE PA - RICEZIONE FATTURE”.

 

ATTENZIONE: Ogni riga del modello “003 - UTENTE PA - OPERAZIONI SU FATTURE PRECARICATE.xlsx” rappresenta una distinta operazione sulla fattura cui si riferisce.

Il sistema PCC processa le righe secondo l’ordine in cui sono state inserite nel modello. Pertanto, dovendo effettuare con uno stesso modello più operazioni sulla medesima fattura, è fondamentale che esse vengano immesse secondo il corretto ordine di elaborazione.

L’ordine da rispettare, in tal caso, è:

 

1)

RC

Ricezione

->

CO

Contabilizzazione

->

CS

Comunicazione scadenza

->

CP

Comunicazione pagamento

 

2)

RC

Ricezione

->

RF

Rifiuto

                   

 

 

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ESEMPI DI POSSIBILI OPERAZIONI DA COMPIERE SULLE FATTURE

Per la ricezione della fattura

Comunicazione del Rifiuto di una fattura

Operazione di Contabilizzazione di una fattura

Comunicazione della scadenza di una fattura

Comunicazione della scadenza di una fattura

Comunicazione del pagamento di una fattura

Ricezione e Contabilizzazione di una fattura

 

Vediamo in pratica come effettuare gli esempi sopra riportati

ESEMPI DI COMPILAZIONE MODELLO 003 PER FATTURE PRECARICATE

Per la ricezione della fattura:

Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”:

 

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 ESCAPE='HTML'
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Sezione “DATI FORNITORE”::

 ESCAPE='HTML'

SEZIONE TIPO DI OPERAZIONE

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SEZIONE RICEZIONE

 ESCAPE='HTML'

”:Esempio 2 – Comunicazione del Rifiuto di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debba effettuare l’operazione di Rifiuto di una fattura.

 Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”:

 ESCAPE='HTML'
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SELEZIONA DATI FORNITORE

 ESCAPE='HTML'

SELEZIONA TIPO DI OPERAZIONE

 ESCAPE='HTML'

COMPILARE I DATI IDENTIFICATIVI FATTURA

COMPILARE LA COMUNICAZIONE DEL RIFIUTO

Esempio 3 – Operazione di Contabilizzazione di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debbano effettuare due operazioni diContabilizzazione su una stessa fattura riferita sia a spese correnti che in conto capitale.

 Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”:

 ESCAPE='HTML'

SELEZIONA DATI AMMINISTRAZIONE E 

SELEZIONA DATI FORNITORE

Sezione “TIPO OPERAZIONE”:

SEZIONE DATI IDENTIFICATIVO FATTURA

SEZIONE CONTABILIZZAZIONE

Esempio 4 – Comunicazione della scadenza di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debba effettuare un’operazione di Comunicazione scadenza indicando un termine di scadenza diverso da quello desunto dai dati della fattura.

Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”

 ESCAPE='HTML'
 ESCAPE='HTML'

ANDARE ALLA SEZIONE DATI FORNITORE

ANDARE ALLA SEZIONE TIPO DI OPERAZIONE

ANDARE A DATI IDENTIFICATIVI FATTURA

COMUNICARE LA SCADENZA

Esempio 5 – Comunicazione della scadenza di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debba effettuare un’operazione di Comunicazione scadenza confermando il termine di scadenza desunto dai dati della fattura (si noti che il campo DATA SCADENZA è stato lasciato vuoto).

 

Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”:

ANDARE A TIPO DI OPERAZIONE

INSERIRE I DATI IDENTIFICATIVI DELLA FATTURA

COMUNICARE LA SCADENZA

Esempio 6 – Comunicazione del pagamento di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debbano effettuare due operazioni di Comunicazione pagamento su una stessa fattura riferita sia a spese correnti che in conto capitale.

 Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”:

ANDARE IN DATI AMMINISTRAZIONE

ANDARE IN SEZIONE DATI FORNITORE

COMUNICARE IL TIPO DI OPERAZIONE

INSERIRE I DATI IDENTIFICATIVI DELLA FATTURA

INSERIRE I DATI RELATIVI ALLA COMUNICAZIONE DEL PAGAMENTO

Esempio 7 – Ricezione e Contabilizzazione di una fattura

Il seguente esempio mostra la modalità di compilazione del modello 003 nel caso in cui si debbano effettuare operazioni di tipo diverso su una stessa fattura:

1. un’operazione di Ricezione;

2. due operazioni di Contabilizzazione, poiché la fattura si riferisce sia a spese correnti che in conto capitale.

 

 Sezione “DATI AMMINISTRAZIONE”

COMPILARE I DATI RELATIVI ALL AMMINISTRAZIONE

COMPILARE I DATI RELATIVI AL FORNITORE

SCEGLIERE IL TIPO DI OPERAZIONE DA FARE

INSERIRE I DATI DELLA FATTURA CHE SI STA LAVORANDO

INSERIRE I DATI DI RICEZIONE DELLA FATTURA

INSERIRE I DATI RELATIVI ALLA CONTABILIZZAZIONE DELLA FATTURA

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Quindi cosa bisogna fare?

Ecco gli adempimenti previsti per la PCC che bisognerà sempre attuare.

1) Comunicare il 15 di ogni mese a partire dal 15 agosto 2014, i debiti scaduti e non ancora pagati.

Il comma 4 prevede che le pubbliche amministrazioni, entro il giorno 15 di ciascun mese, comunichino le 
fatture per le quali sia stato superato il termine di scadenza senza che ne sia stato disposto il pagamento (fase di 
comunicazione dei debiti scaduti).
Entro il giorno 15 di ciascun mese le pubbliche  amministrazioni comunicano, mediante la piattaforma elettronica per la certificazione dei crediti, i debiti per i  quali nel mese precedente sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori (fase di  comunicazione dei debiti scaduti).
La comunicazione dei debiti scaduti da parte delle amministrazioni avviene utilizzando una delle procedure di trasmissione disponibili: immissione manuale, caricamento massivo, trasmissione telematica (per il caricamento massivo utilizzare il modello “003 - UTENTE PA - OPERAZIONI SU FATTURE PRECARICATE”
Il sistema PCC segnala automaticamente le fatture in scadenza, rilevando il termine previsto per il pagamento  dai dati presenti nelle fatture stesse o, in mancanza, calcolandolo in base ai tempi previsti dal D.lgs. 231/2002 (che prevede 30 gg. per la scadenza). 
Tuttavia, i termini di scadenza riportati sulla fattura o calcolati potrebbero essere soggetti ad errori, per questo motivo le pubbliche amministrazioni sono comunque tenute a confermare che i debiti siano effettivamente scaduti, convalidando o modificando le informazioni desunte dalle fatture.
Le fatture per le quali, in base ai dati presenti nelle fatture stesse o ai tempi previsti dal D.lgs. 231/2002, risulti superata la scadenza si trovano nello stato IN SCADENZA
La comunicazione mensile è prevista a partire dal mese di luglio 2014, avvio dei processi di cui ai commi 1 e 2, perciò la prima data utile deve intendersi il 15 agosto 2014.
 
 
2) Comunicare, contestualmente all'emissione del mandato di pagamento, l'avvenuto pagamento del debito
 
Il comma 5 ribadisce l’obbligo, già esistente, di rilevare tempestivamente sulla piattaforma (ossia,  contestualmente all’emissione del mandato) l’avvenuto pagamento della fattura (fase di pagamento), al fine di evitare che un credito già pagato possa essere impropriamente utilizzato attraverso operazioni di anticipazione,  cessione e/o compensazione.
 
3) Inserire  nella PCC tutte le fatture ricevute dal 6 giugno al 1 luglio.
Bisognerà inserire nella PCC le fatture elettroniche ricevute dal 6 giugno al 1 luglio, pagate e non pagate.
Questo perchè in tale periodo, lo SDI non inviava automaticamente alla PCC le fatture ricevute. Quindi l'inserimento va fatto manualmente. Ovviamente anche per tali fatture andranno  realizzati gli adempimenti n.1 e 2
 
4) Inserire nella PCC le fatture ricevute prima del 6 giugno e non ancora pagate.
Ovviamente tale adempimento lo si trova già al n. 1 - e si desidera confermarne il concetto. In effetti la comunicazione dei debiti scaduti, è un adempimento che va fatto il 15 di ogni mese per qualunque debito contratto, indipendemente dalla data in cui è stato posto in essere.
 
 
 

Faq

Ho delle fatture cartacee non ancora pagate. Che devo fare?

LE FATTURE CARTACEE SE NON ANCORA PAGATE, VANNO INSERITE IN PCC - E UNA VOLTA PAGATE, DOVRA' ESSERE COMUNICATO L AVVENUTO PAGAMENTO

Ho molte fatture elettroniche che attualmente non risultano  nella PCC. Le devo inserire manualmente?

PER LE FATTURE EMESSE DOPO IL 1 LUGLIO 2014 - NON BISOGNERA' INSERIRLE MANUALMENTE IN QUANTO LO SDI E LA PCC SONO COLLEGATI TRA DI LORO E QUINDI L INSERIMENTO IN PCC AVVERRA' AUTOMATICAMENTE.

PER LE FATTURE EMESSE DAL 6 GIUGNO AL 1 LUGLIO INVECE SI DOVRA' PROVVEDERE MANUALMENTE ALL' INSERIMENTO IN PCC

Ho ricevuto una fattura con cig errato. Come devo procedere?

PER LE FATTURE CON GIG ERRATO E' POSSIBILE PROCEDERE ALLA CORREZIONE DEL CIG DIRETTAMENTE DALLA PIATTAFORMA  UTILIZZANDO IL MODELLO 003 NELLA SEZIONE CONTABILIZZAZIONE.

Ho ricevuto una fattura con data di scadenza errata. Cosa devo fare?

PER LE FATTURE CON DATA DI SCADENZA NON CORRETTA SI UTILIZZA IL MODELLO 003 NELLA SEZIONE COMUNICAZIONE DELLA SCADENZA DELLA FATTURA. PER LE FATTURE DOVE NON E' PRESENTE LA DATA DI SCADENZA, SI INTENDE QUELLA PREVISTA DAL D.lgs. 231/2002, CHE è DI 30 GG. DOPO FATTURA

Ho ricevuto una fattura elettronica sulla pec della scuola, inviatami direttamente dal fornitore con la sua pec. Come la registro?

LE F.E. DEVONO OBBLIGATORIAMENTE PASSARE PER IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO: SDI, CHE LE CONTROLLA E LE INOLTRA ALLA PCC E AL SIDI.  NEL CASO SPECIFICO LA FATTURA NON è VALIDA E VA COMUNICATO AL FORNITORIE DI INVIARE LA F.E. ALLO SDI A MEZZO PEC: SDI02@FATTURAPA.GOV.IT

Per comunicare i dati delle fatture relativi ai pagamenti effettuati, alle fatture scadute. etc - che tipo di inserimento devo usare? L'inserimento massivo attraverso l'invio del file  excel in csv - oppure attraverso l'interfaccia della piattaforma inserendo una fattura per volta?

IN CASO DI COMUNICAZIONE DEI DATI, PUO' ESSERE USATA INDIFFERENTEMENTE UNA DELLE DUE PROCEDURE. COMUNQUE SE L'INSERIMENTO RIGUARDA UNA DECINA DI FATTURE, SI PUO' TRANQUILLAMENTE UTILIZZARE L' INTERFACCIA WEB DELLA PCC INSERENDO UNA FATTURA ALLA VOLTA.

Che succede se non comunico, o comunico con ritardo, gli adempimenti obbligatori previsti?

IN TALE CASO SONO PREVISTE DELLE SANZIONI A CARICO DEL DIRIGENTE - COMUNQUE E' SEMPRE CONSIGLIATO INSERIRE, ANCHE SE CON RITARDO, LE COMUNICAZIONI PREVISTE OBBLIGATORIAMENTE

Che succede per le fatture che la P.A. paga con ritardo?

ANCHE SE COMUNICATE REGOLARMENTE ENTRO IL 15 DEL MESE, PER TALI FATTURE  IL FORNITORE PUO' RICHIEDERE GLI INTERESSI LEGALI COME PREVISTO DAL D.lgs. 231/2002, E POTREBBE CONFIGURARSI PER L'AMMINISTRAZIONE SCOLASTICA, IL DANNO ERARIALE.

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LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

Come si sa, a partire dal 6 giugno 2014 i fornitori potranno inviare alle scuole solo fatture elettroniche.

Bisognerà dire addio alla tradizionale fattura di carta e prepararsi ad accogliere le fatture elettroniche.

Volendo semplificarci al massimo, possiamo affermare che la fattura elettronica, non è altro che un file in formato xml.

Se si ricorda, il formato xml è stato già visto all’opera nell’adempimento per la Legge 190/2012, dove bisognava indicare all’ AVCP – i contratti stipulati dalla scuola a mezzo un file (per l’appunto in xml) da pubblicare sul sito della scuola.

In effetti i due adempimenti: file xml per l’AVCP e file xml per la fattura elettronica, sono collegati strettamente tra di loro, perché trattasi di comunicazione a mezzo identico formato (XML) su argomenti attinenti (l’acquisto di beni e servizi dell’istituzione scolastica).

Vi è da dire che il file in xml non è facilmente comprensibile dall’utente che lo vuole aprire (come si è potuto constatare con il file per l’invio all’AVCP per la Legge 190/2012).

Difatti una volta che la scuola riceverà la sua fattura elettronica in formato xml dal proprio fornitore, ci si renderà conto che aprendo il file stesso, NON si troverà una fattura, magari in pdf, perfettamente leggibile, ma sarà visualizzato un elenco di dati e di tag difficilmente comprensibili, e in cui saranno riportati gli elementi obbligatori della fattura elettronica.

Il percorso che compie la fattura elettronica:

1)    Il fornitore riceve l’ordine dalla scuola – nell’ordine la scuola provvederà ad indicare cig o cup, codice univoco ufficio e pec dell’istituzione scolastica,  che dovranno essere riportati nella fattura elettronica.

Il codice univoco ufficio è il codice assegnato ad ogni scuola per la fatturazione elettronica. Per conoscere il proprio codice bisogna andare su: http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php.

2)    Il fornitore invierà la fattura in formato xml firmata digitalmente e a mezzo pec, al Sidi, che in questo caso fungerà da sistema di interscambio tra fornitore e scuola.

3)    Il sidi dopo le opportune verifiche sulla conformità del formato xml (e non sugli elementi individuali della fattura come prezzo, articolo, quantità, etc) invierà la fattura elettronica alla scuola, ovvero invierà al fornitore messaggio di risposta con le motivazioni relative all’eventuale scarto dal sistema della fattura oggetto o alla avvenuta consegna della fattura alla scuola.

4)    La scuola, se il controllo sarà positivo, riceverà la fattura elettronica sulla propria pec.

5)    La scuola provvederà, una volta controllata la fattura, ad apporre la marca temporale (da apporre entro 15 gg. dal ricevimento della fattura) e a firmare digitalmente la fattura

6)    La scuola provvederà a conservare la fattura elettronica (minimo 10 anni) attraverso il suo responsabile alla conservazione.  La conservazione delle fatture dovrà essere eseguita secondo regole ben precise stabilite Deliberazione 19 feb 2004 n11 - CNIPA Regole tecniche conservazione

7)    La scuola provvederà ad annotare la fattura nel REGISTRO DELLE FATTURE – che sarà obbligatorio da Luglio 2014 –  Vedi DL. del 24/4/2014 n. 66  art. 42

Nel registro delle fatture  vi sarà l’obbligo di annotare: a) il codice progressivo di registrazione; b) il numero di protocollo di entrata; c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente; d) la data di emissione della fattura o  del  documento  contabile equivalente;  e) il nome del creditore e il relativo codice fiscale;  f) l'oggetto della fornitura;  g) l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;  h)la scadenza della fattura;  i) nel caso di enti  in  contabilità  finanziaria,  gli  estremi dell'impegno  indicato  nella  fattura  l) se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA;  m) il Codice identificativo di  gara  (CIG),  tranne  i  casi  di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136;  n) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a  opere  pubbliche,  interventi   di   manutenzione   straordinaria, interventi finanziati da contributi  comunitari  e  ove  previsto  ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;  o) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.Testo

La Gestione degli acquisti in pillole: Iter pratico

Ovviamente propedeutico alla fatturazione elettronica, vi è la gestione dell’acquisto che la scuola deve effettuare.

Principalmente gli step che la scuola dovrà seguire sono:

(per gli acquisti che non rientrano nel fondo delle minute spese)
Step Preliminare: Consip Si o No ?

Preliminarmente è necessario effettuare una ricerca in Consip per individuare eventuali convenzioni attive. Nel caso in Consip vi siano i prodotti richiesti, con le stesse caratteristiche, alle quantità richieste, ecc, ad un prezzo inferiore, vige l’obbligo di ricorrervi (al momento non è obbligatorio l’acquisto al Mepa).

Nel caso in cui in consip non ci siano convenzioni attive relative al bene da acquistare, oppure esistono convenzioni attive ma ad un prezzo superiore, bisognerà stampare la schermata relativa ed allegarla agli atti a giustificazione del NON ricorso alla consip.

Per gli adempimenti Consip collegarsi a:

• www.acquistinretepa.it/ cod. utente/ passw./ Area personale/ Cruscotto/ Servizi/ Convenzioni

 
1° Step – La Determina a Contrarre.

-       La determina a contrarre è l’  atto formale che  avvia l’assunzione di un impegno contrattuale nei confronti di un fornitore di servizi o di una impresa.

E’ un atto obbligatorio e preliminare per l’acquisto. Deve essere pubblicato sul sito web della scuola e messo agli atti.

2° Step – Individuare l’importo del contratto.

A secondo dell’importo del contratto e in relazione alla base d’asta si identificano essenzialmente tre procedure diverse:

Contratti relativi a beni, servizi e forniture -

Per Importi inferiori a 2.000 euro o alla maggiore soglia stabilita dal consiglio di istituto, si può stabilire affidamento diretto secondo quanto stabilito dal D.I. 44/2001.

Per importi che vanno da  2.000 euro a 39.999 euro – si richiedono almeno tre preventivi ai sensi dell’art. 34 D.I. 44/2001.

Per importi che vanno da 40.000 euro a 134.000 euro – si richiedono almeno cinque preventivi.

Contratti relativi a lavori.

Per importi inferiori a euro 40.000 possono essere affidati direttamente ai sensi dell'art. 125, comma 8 del d.lgs. 163/06.

Per importi pari o superiori ad euro 40.000 – consultazione di almeno 5 imprese

Per importi pari o superiori ad euro 500.000 – consultazione di almeno 10 imprese

Accorgimenti da adottare verso le ditte invitate.

In tutti i casi, la consultazione e le richieste di preventivi, inviti a  ditte ed imprese,  etc. deve essere fatto secondo criteri di trasparenza, imparzialità, rotazione, parità di trattamento.

3° Step – richiedere il CIG

Per ogni acquisto, tranne eccezioni come le minute spese, deve essere richiesto il Cig.

Per la richiesta sarà necessario collegarsi via internet al sito preprosto – inserendo nome utente e password:

CIG www.avcp.it/ cod. utente / passw. / Servizi/ Servizi ad accesso riservato/

Sistema per il rilascio del cig in modalità semplificata/ Gestione smart cig/ Richiedi/ Conferma ed ottieni il CIG.

4° Step – richiedere il CUP se necessario

Nei contratti o acquisto di beni che comportano uno sviluppo o un’estensione (ad esempio un computer che comporti un accrescimento di un laboratorio didattico già esistente), o ancora beni acquistati con finanziamento di progetti pon, occorre altresì generare un CUP –

Il CUP dovrà essere richiesto all’indirizzo:

CUP www.cipecomitato.it/ cod. utente/ passw.

5° Step – modulistica da  inviare al fornitore.

Il fornitore riceve l’ordine dalla scuola – nell’ordine la scuola provvederà ad indicare cig o cup, codice univoco ufficio e pec dell’istituzione scolastica,  che dovranno essere riportati nella fattura elettronica.

Il codice univoco ufficio è il codice assegnato ad ogni scuola per la fatturazione elettronica. Per conoscere il proprio codice bisogna andare su: http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php.

 

Nei contratti stipulati dovrà essere inserita la normativa sulla privacy, e il modello da compilare  richiesta durc (ossia richiedere codice fiscale, matricola Inps e settore merceologico della Ditta per effettuare il controllo telematico dei versamenti contributivi della Ditta stessa), e che dovrà essere restituito dal fornitore debitamente compilato. 

Per gli adempimenti Durc, collegarsi a:

• DURC www.sportellounicoprevidenziale.it/ cod. utente/ pass. / Conferma/ Pratiche/ Richiesta/ Altra tipologia/

Per verifica autodichiarazione alla data

Dopo pochi giorni si può già consultare l’esito in: Pratiche- Consultazione richieste/ esito

 

6° Step Se la fornitura supera l’importo di euro 10.000 dovrà essere fatto un controllo sullo stato di “non inadempiente” del fornitore presso Equitalia, collegandosi al sito di equitalia.

7° Step – A ricezione merce, la stessa dovrà essere controllata e collaudata, apponendo  su ogni ordine il timbro: regolare fornitura

8° Step – la merce dovrà essere registrata SUL REGISTRO DELLE FATTURE  e obbligatoriamente dal 01/ luglio 2014 – entro 10 gg. dal ricevimento –

sul Registro unico delle Fatture - DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66  art 42 – che si riporta integralmente:     Art. 42

 (Obbligo della tenuta del registro delle fatture presso le  pubbliche  amministrazioni)

 1. Fermo restando quanto previsto  da  specifiche  disposizioni  di  legge, a decorrere dal 1° luglio 2014, le  pubbliche  amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2,  del  decreto  legislativo  30  marzo 2001, n. 165 adottano il registro unico delle fatture nel quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le  fatture  o  le  richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni,  forniture e appalti  e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti. E' esclusa la possibilita'  di  ricorrere  a  registri  di settore o di reparto.

Il registro  delle  fatture  costituisce  parte integrante del sistema informativo contabile. Al fine di ridurre  gli oneri a carico delle amministrazioni, il registro delle fatture  puo'  essere sostituito  dalle  apposite  funzionalita'  che  saranno  rese disponibili sulla piattaforma elettronica per la  certificazione  dei crediti di cui all'articolo 7, comma 1, del  decreto-legge  8  aprile 2013, n.35, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 giugno 2013, n. 64. Nel registro delle fatture e degli altri  documenti  contabili equivalenti e' annotato:

    a) il codice progressivo di registrazione;

    b) il numero di protocollo di entrata;

    c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente;

    d)la data di emissione della fattura o  del  documento  contabile equivalente;

    e)il nome del creditore e il relativo codice fiscale;

    f) l'oggetto della fornitura;

    g) l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;

    h)la scadenza della fattura;

    i) nel caso di enti  in  contabilita'  finanziaria,  gli  estremi dell'impegno  indicato  nella  fattura  o  nel  documento   contabile equivalente ai  sensi  di  quanto  previsto  dal  primo  periodo  del presente comma oppure il capitolo e il piano gestionale,  o  analoghe unita'  gestionali  del  bilancio  sul  quale  verra'  effettuato  il pagamento;

    l) se la spesa e' rilevante o meno ai fini IVA;

    m) il Codice identificativo di  gara  (CIG),  tranne  i  casi  di esclusione dall'obbligo di tracciabilita' di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136;

    n) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a  opere  pubbliche,  interventi   di   manutenzione   straordinaria, interventi finanziati da contributi  comunitari  e  ove  previsto  ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;

    o) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.

Par la liquidazione della fattura al fornitore, dovranno risultare regolari i seguenti documenti:

DURC - che dovrà essere richiesto preventivamente dalla scuola

EQUITALIA - solo per importi superiori a 10 mila euro

DDT (bolla di consegna)
FATTURA DI PAGAMENTO

TRACCIABILITA'  /  CONTO DEDICATO –
SCHERMATA DELLE CONVENZIONI CONSIP PER GLI ACQUISTI EFFETTUATI FUORI CONSIP -

DETERMINA DELLA DSGA EVENTUALE ACQUISTO FUORI CONSIP -

by www.dsga.it  - News luglio 2014  

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